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Stadt Kaufbeuren setzt auf Unified Communication

Fax, Voice und CTI von serVonic im "Unternehmen" Stadtverwaltung

von Iris Walter | serVonic GmbH | Public Relations


Als modernes Dienstleistungsunternehmen hat sich die Stadt Kaufbeuren bereits vor einigen Jahren für den Einsatz einer Fax- und Unified Messaging-Lösung aus dem Hause serVonic entschieden. Zeitgleich mit dem Update auf die neueste Version der Software Anfang 2010 entschieden sich die Allgäuer auch für die Einführung der CTI-Lösung IXI-Call von serVonic.


Das Rathaus der Stadt Kaufbeuren. Quelle: Stadt Kaufbeuren

Stadt Kaufbeuren – Eine Stadt zwischen Tradition und Moderne

Obwohl der Geist des Mittelalters in den krummen Gassen und lauschigen Plätzen der alten Reichsstadt Kaufbeuren immer noch lebendig erscheint, versteht sich die Stadt Kaufbeuren heute ebenfalls als modernes Dienstleistungsunternehmen. Ziel der Stadtverwaltung ist es, den rund 43.000 Bürgern ein flexibler und unbürokratischer Ansprechpartner zu sein. Wichtiger Baustein hierfür ist die Ausstattung mit hervorragender Informations- und Kommunikationstechnologie.

Mario Künne, Zentrale Dienste Informations- und Kommunikationstechnologien, Stadt Kaufbeuren. Quelle: serVonic GmbH

Die Anforderungen

Als sich die Stadt Kaufbeuren im Jahr 2004 für die Anschaffung einer Fax-und Unified Messaging-Lösung entschied, waren die Einsparungen von physischen Faxgeräten und Papier sowie die schnellere Verarbeitung von Faxnachrichten ausschlaggebende Kriterien. Zusätzlich konnten die Mitarbeiter mit einer Voice-Funktionalität mit software-basierten Anrufbeantwortern ausgestattet werden. „Die Integration einer Fax- und Unified Messaging-Lösung in unser Messaging-System IBM Lotus Domino ließ sich zum damaligen Zeitpunkt nicht 100% verwirklichen,“ so Mario Künne, Zentrale Dienste Informations- und Kommunikationstechnologien der Stadt Kaufbeuren. Da es immer wieder zu Problemen mit der Stabilität der Lösung kam, sahen sich die IT-Experten im Jahr 2009 zunächst nach einer Alternative um. „Natürlich kamen wir auch wieder mit serVonic ins Gespräch, die uns schließlich mit einem tollen Konzept zur Integration der Software in den Lotus Domino-Bereich überzeugen konnten. Zudem waren die Fax- und Voice-Funktionen ja schon an den Arbeitsplätzen vorhanden und unsere Mitarbeiter an die Arbeit mit der Software gewöhnt.“ Gleichzeitig sollte auch eine CTI-Lösung implementiert werden, um die Telefonie in der Stadtverwaltung in die vorhandene IT-Landschaft zu integrieren und für die Mitarbeiter zu optimieren. Mit IXI-Call konnte serVonic auch hier eine passende, in IBM Lotus Notes integrierte Lösung anbieten und bekam den Zuschlag für die Implementierung beider Lösungen.

Mit IXI-UMS können IBM Lotus Notes Anwender in ihrem Postfach nicht nur E-Mails verwalten, sondern auch Faxe, SMS und Anrufbeantworter-Nachrichten. Quelle: serVonic GmbH

Die Lösungen: IXI-UMS und IXI-Call

Als Add-On Software integriert sich IXI-UMS in vorhandene Messaging Systeme, hier IBM Lotus Domino, und ergänzt genau die Unified Messaging-Funktionen, die fehlen. E-Mail ist bereits vorhanden, IXI-UMS stellt die Dienste Fax, Voice Box, SMS und Mobile Abfrage zur Verfügung. Vorteil: Für das Versenden und Empfangen aller Nachrichtenarten nutzen die Mitarbeiter den gewohnten Messaging Client, hier IBM Notes. Sie müssen kein neues Programm erlernen, alle Funktionen können intuitiv genutzt werden.
Die serVonic Lösung IXI-UMS ist modular aufgebaut und besteht aus dem IXI-UMS Kernel für die Kommunikation mit der vorhandenen TK-Anlage und den IXI-UMS Connectoren für die Anbindung an das Messaging System. Die IXI-UMS Dienste Fax, Voice, SMS und Mobile können je nach Bedarf einzeln oder zusammen eingesetzt werden. IXI-UMS Kernel, Dienste und Connectoren können beliebig miteinander kombiniert werden. Dank der Flexibilität können auch spezielle – auf die vorhandenen Strukturen – Konzepte verwirklicht werden.

Die serVonic Third Party CTI-Lösung IXI-Call stellt dem Benutzer am Arbeitsplatz klassische Telefonie-Funktionen zur Verfügung: Multicall, Makeln, Rückfragen, Konferenz, Hotkey, Telefonieren direkt aus Datenbanken bzw. Kontakten heraus, Identifizierung eingehender Anrufe und Protokollierung aller Anrufe. Ergänzend dazu beinhaltet die Lösung Gruppenfunktionen wie Partnerleiste, Instant Messaging oder Abwesenheitsnotiz, die zu einer verbesserten Inhouse-Kommunikation beitragen. Die Funktionen können direkt vom PC aus gesteuert und von allen Mitarbeitern genutzt werden, die eine Verbindung zum Netzwerk haben. Aufwändige Telefonapparate mit Komfort-Funktionen sind nicht notwendig. Bei der Client-/Server-Lösung IXI-Call sind die Telefone nicht direkt mit dem Computer verbunden, sondern mit dem CTI Server, der sich mit der TK-Anlage verständigt: Die Zusammenarbeit der beiden Komponenten erfolgt über gängige Standards wie TAPI und CSTA. Die Anbindung an die genutzte Datenbank findet über Standards wie ODBC oder LDAP statt.

IXI-UMS und IXI-Call können auf physischen Rechnern sowie virtuellen Maschinen mit Windows Betriebssystem verteilt werden. [mehr]


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Kurz notiert

Virtueller Server
VMware mit Microsoft Windows 2003 SP2

TK-Anlage
Siemens HiPath 4000/HiCom 300

Mailsystem
IBM Lotus Domino

serVonic Software
IXI-UMS Kernel 5.82
IXI-UMS Fax
IXI-UMS Voice
IXI-UMS SMTP Connector
IXI-Inspector
IXI-Call 3.0

Stadt Kaufbeuren

Kontakt

Sibylle Klein
+49 8142 4799-27

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