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Stadt Hamm setzt auf moderne Kommunikation mit den Bürgern

IXI-UMS und IXI-Call im Voice over IP-Umfeld (Teil 2)


Das Rathaus der Stadt Hamm. Quelle: Stadt Hamm

Die Nutzung

IXI-UMS und IXI-Call wurden bei der Stadt Hamm zunächst als Pilotprojekt in einigen Fachbereichen implementiert. „Um erste Erfahrungen in Anwendung und Administration zu sammeln, haben wir uns bewusst für eine schrittweise Einführung der UM- und CTI-Funktionalitäten entschieden,“ erklärt der Netzwerkmanager Martin Knecht. „Nach dem erfolgreichen Rollout der Servonic Lösungen nutzen heute alle 2000 Mitarbeiter der Stadt Hamm IXI-UMS und IXI-Call.“ IXI-UMS steht den Mitarbeitern mit dem Diensten Fax, Voice und Mobile zur Verfügung. Musste früher der gesamte Faxverkehr über physikalische Geräte abgewickelt werden, stehen heute bei der öffentlichen Verwaltung mit IXI-UMS die Faxfunktionalitäten direkt in Microsoft Outlook zur Verfügung. Auch der manuelle Postversand konnte dank der serVonic Lösung teilweise auf Faxversand umgestellt werden. Interne und externe Standardfaxe können nun bequem vom Arbeitsplatz aus versendet und empfangen und direkt elektronisch archiviert werden. „Einzige Ausnahme stellen Faxe dar, die eine eigenhändige Unterschrift benötigen. Diese werden nach wie vor auf dem klassischen Wege bearbeitet,“ so Martin Knecht. Zusätzlichen Faxkomfort bieten die IXI-UMS Client Tools: Mittels des Faxdruckertreibers können Faxe aus jeder Anwendung, beispielsweise PowerPoint oder Word, versendet werden. Word Makros ermöglichen zusätzlich bequemes Versenden von Faxnachrichten direkt aus Microsoft Word. Die Sammelfaxfunktion erlaubt es, mehrere Dateien gesammelt als eine Faxnachricht zu versenden. Im Durchschnitt werden bei der Stadt Hamm mit IXI-UMS pro Tag rund 70 Faxe versendet und rund 3000 Faxe empfangen. Mit dem IXI-UMS Dienst Voice steht den Mitarbeitern ein Anrufbeantworter am PC-Arbeitsplatz bereit. Die Sprachnachrichten stehen als Sprachdatei direkt in Microsoft Outlook bereit. Die Voice-Mails werden per Soundkarte am PC, PC-Lautsprecher, Weiterleitung ans Arbeitsplatztelefon oder mobil von unterwegs abgehört und bearbeitet. Martin Knecht zeigt sich begeistert.“Im Gegensatz zu unserem früheren AB-System können die Voice-Mails nun direkt ohne Manipulation weiterverarbeitet, weitergeleitet und archiviert werden.“ Dank IXI-Call können die Mitarbeiter der Stadt Hamm heute alle Telefoniefunktionen bequem von ihrem PC aus steuern. An speziell angepassten Blindenarbeitsplätzen steht IXI-Call auch als barrierefreie Telefonielösung zur Verfügung. „Durch den Einsatz der CTI-Lösung konnten viele Vorgänge beschleunigt werden und die zur Verfügung stehenden Ressourcen flexibler und effektiver eingesetzt werden.“

Jochen Klein, Technical Consultant und Geschäftsführer der serVonic GmbH. Quelle: serVonic GmbH

Die technische Realisation

Bei der Stadt Hamm sind die beiden serVonic Lösungen in einer Cluster-Umgebung installiert. IXI-UMS und IXI-Call laufen in identischen Ausführungen auf zwei HP ProLiant BL20p G4 Servern unter Microsoft Windows 2003 Standard Edition mit SP2. Die Unified Messaging-Lösung IXI-UMS ist in der Version 5.75 mit den Diensten Fax, Voice und Mobile installiert und über den IXI-UMS Exchange 2007 Connector an den Microsoft Exchange 2007 Server angebunden. Die Unified Messaging-Funktionen stehen den Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen unter Microsoft Outlook 2003 zur Verfügung. Die IXI-UMS Clients Tools sind an den jeweiligen Arbeitsplätzen installiert. IXI-UMS ist in einem Aktiv-/Aktiv-Cluster mit jeweils 8 Kanälen pro Server installiert. Fällt ein Unified Messaging-Server aus, gibt der Microsoft Exchange Server vollautomatisch die anstehenden Jobs an das noch arbeitende IXI-UMS System weiter. Die Aufgabenverteilung zwischen den Systemen erfolgt nach dem Load-Balancing-Prinzip. Jochen Klein, Technical Consultant und Geschäftsführer der serVonic GmbH über die Vorteile: „Mit parallel arbeitenden Systemen kommt es bei einem Ausfall zu keinen Umschaltzeiten. Die UM-Funktionen stehen ohne Unterbrechung zur Verfügung. Zudem werden die Ressourcen auch im Normalfall optimal genutzt.“ IXI-Call ist in der Version 2.2 im Cluster installiert. „Im CTI-Bereich haben wir uns für ein Aktiv-/Passiv Cluster entschieden,“ so Martin Knecht von der Stadt Hamm. „Denn arbeiten beide Server parallel und überwachen so nur Teile der Leitungen, kann bei einem Ausfall im TAPI-Monitor nicht der komplette Status angezeigt werden.“ Technisch wird die Übernahme des Standby-Servers durch den entsprechenden DNS-Eintrag realisiert. Je nach Arbeitsplatzausstattung sind die IXI-Call Clients auf HP und Fujitsu Rechnern unter Microsoft Windows 2000 bzw. XP installiert. Für die Kommunikation nach außen arbeiten die serVonic Lösungen mit dem Cisco Unified Communications Manager in Version 7.0 zusammen. Die Installation der serVonic-Lösungen inklusive Clusteraufbau konnte bei der Stadt Hamm durch den Systemintegrator Stemmer innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen werden. Die Client-Software wurde per Software-Verteilung an den Arbeitsplatz-PCs installiert. Heute laufen IXI-UMS und IXI-Call stabil.

Ausblick und Fazit

Martin Knecht über die weiteren Schritte: „Derzeit planen wir ein Upgrade auf die aktuelle Version 3.0 von IXI-Call, um den Mitarbeitern an der Telefonzentrale und des Service Centers die Nutzung der verbesserten Präsenzfunktionen zu ermöglichen.“ Neben der individuellen Gruppierung von Kontakten stehen mit IXI-Call 3.0 beispielsweise auch erweiterte Umleitungsszenarien zur Verfügung. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Stadt Hamm mit dem Einsatz der Servonic-Lösungen den Mitarbeitern heute alle Kommunikationsmedien unter einer Oberfläche am PC bereitstellen konnte. Die Servonic Lösungen integrieren sich dabei nahtlos in die vorhandene IT- und TK-Strukturen und stellen die Funktionen ausfallsicher in einer Cluster-Umgebung bereit. Auch die Kosteneinsparungen sind enorm, weiß der Netzwerkmanager zu berichten: „Durch den Wegfall der meisten Faxgeräte konnten wir bereits den Stromverbrauch reduzieren. Zudem werden sich mit der schrittweisen Umstellung von Brief- auf Faxversand die Kosten für Porto und Arbeitszeit in den nächsten Jahren um geschätzte 20.000 € jährlich reduzieren.“


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Infos

Nähere Informationen zum Thema Integration von Unified Messaging in Microsoft Exchange Server finden Sie hier.

Fachartikel

Unseren aktuellen Fachartikel zum Thema "Unified Messaging und CTI im Unternehmen - Der Einfluss von Unified Communications auf den Auswahlprozess" finden Sie hier.

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