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Migration von ISDN auf IP

serVonic Faxserver-Lösung im Rechenzentrum itsc (Teil 2)


Das Firmengebäude der itsc GmbH in Hannover. Quelle: itsc GmbH

Die Nutzung

Der Faxdienst wird im itsc von 200 Mitarbeitern genutzt, wobei durchschnittlich 30 Faxe täglich versendet werden. Die Prioritäten-Funktion für den Faxversand wird ausschließlich für die Geschäftsführung verwendet. Diese Funktion ermöglicht es, Faxe nach Wichtigkeit zu markieren und dementsprechend mit Priorität „hoch“ oder „niedrig“ zu verschicken. „Wir machen regelmäßig von der zusätzlichen Option der Faxversandprioritäten Gebrauch," weiß Patricia Rudmann zu berichten. "Je nachdem, wie wichtig die jeweiligen Informationen für unsere Geschäftsführung sind." Serienfaxe mit niedriger Priorität können so beispielsweise über Nacht zu einem kosten-günstigeren Tarif versendet werden. Der Empfang an Fax-Nachrichten fällt deutlich höher aus: täglich erreichen 500 bis 1.500 Faxe das Rechenzentrum. Die IT-Systemadministratorin weiter: „Vor dem Einsatz von IXI-UMS wurde der Faxempfang über externe Faxgeräte abgewickelt. Ohne die UMS-Lösung von serVonic wäre es uns nur schwer möglich gewesen, die zunehmende Masse an eingehenden Faxen zu bewältigen.“ Im Geschäftsbereich des GKV-Service, der in Sachen Dienstleistungen für Krankenkassen zuständig ist, kommt IXI-UMS beispielsweise zum Austausch von Änderungsanträgen und weiteren kassenspezifischen Dokumenten zum Einsatz. Bundesweit nutzen rund 800 Anwender die Unified Messaging-Lösung, hauptsächlich für die Kommunikation mit Kunden, Faxaktionen oder das Digitalisieren von schriftlichen Dokumenten. Die Funktionalität der Faxserver-Lösung läuft nach festen Regeln ab: die Verwaltung aller ein- und ausgehender Faxnachrichten bei der itsc GmbH läuft über den genutzten Mail-Client Microsoft Outlook 2003. Analog zum E-Mail Versand erfolgt die Erstellung aller ausgehenden Faxnachrichten. Die entsprechende Nachricht kann direkt als Text im Body eingegeben oder als Dokument, beispielsweise eine Word-Datei, angehängt werden. Die Adressierung wird über das Empfängerfeld gesteuert. Dazu muss lediglich die Faxnummer des Empfängers samt entsprechender Endung (z.B. „@fax.itsc.de“) eingegeben werden. Die IXI-UMS Software sorgt für die Verarbeitung der entsprechenden Datei. Analog zu den Telefonkosten werden die Kosten für den Faxversand über die jeweilige Kostenstelle des Absenders abgerechnet. Die Masse an eingehenden Faxnachrichten wird von der serVonic-Lösung entsprechend aufbereitet und steht den Mitarbeitern als E-Mail mit Anhang über den gewohnten Mail-Client zur Verfügung. Zu den angestrebten Verbesserungen der Geschäftsprozesse durch den Einsatz der Faxserver-Lösung zählen primär eine Optimierung des Faxempfangs, eine verbesserte Zugriffssteuerung und die Vereinfachung der Arbeitsabläufe. Zu den Highlights der serVonic Lösung gehören für die Benutzer die Bedienerfreundlichkeit, der bequeme Faxversand und –empfang und insgesamt ein drastisch reduziertes Papieraufkommen.
Wer ein UM-System betreut, möchte die einwandfreie Funktionalität des Systems gewährleistet wissen. Um eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen, müssen beim Auftreten von Ausnahmezuständen die erforderlichen Maßnahmen umgehend eingeleitet werden können. In Hannover ist hierfür das Monitoring-Tool IXI-Inspector installiert: Im Rechenzentrum überwacht das Monitoring-Tool die relevanten Dienste und Prozesse im Verzeichnis und in den Dateien, kann Dienste neu starten, Prozesse beenden oder eine Benachrichtigung des Administrators per E-Mail auslösen.

Das Rechenzentrum in Hannover verfügt über eine leistungsstarke Faxserver-Lösung, die sich nahtlos in die vorhandene IT- und TK-Struktur integriert

Die technische Realisierung

Anfang des Jahres 2003 wurde in Hannover mit 2 Kanälen und 100 Usern eine erfolgreiche Testinstallation gestartet. Diese wurde im August 2007, im Zuge der Migration von ISDN auf IP, auf acht Kanäle und 200 Benutzer erweitert. In der itsc-Zentrale ist die Unified Messaging Software mit IXI-UMS Kernel in Version 5.7 mit acht Kanälen auf einem Fujitsu Siemens RX200 Rechner unter Windows Server 2003 installiert. Der Nachrichtentransport des IXI-UMS Servers nach außen lief bis zur Migration auf IP über Dialogic Diva Server ISDN-Karten. Seit 2007 arbeitet das System mit der TK-Plattform Cisco CallManager. Die Anbindung an die IP-basierte Cisco TK-Anlage wird über das IXI-UMS VoIPconnect Modul über H.323 ermöglicht, welches bei der itsc GmbH für den Dienst Fax mit acht Kanälen im Einsatz ist. Die vor Ort installierten IXI-UMS Client Tools laufen unter Citrix MetaFrame und stehen den Mitarbeitern zur Erleichterung des Arbeitsalltags zur Verfügung. Die Benutzer können damit Faxe über den IXI-UMS Druckertreiber aus jeder beliebigen Anwendung versenden und die Microsoft Word Seriendruck-Funktion auch für Serienfaxe benutzen.
Da sich die serVonic Software problemlos in die vorhandene Systemumgebung einfügte, war die Installation der IXI-UMS Komponenten innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. „Mit IXI-UMS hatten wir keinerlei Probleme. Die Abstimmung der Voice Gateways mit dem Cisco CallManager und das vorherige Bestimmen der Leitungsgrößen waren dagegen aufwändiger,“ schildert Patricia Rudmann die technische Realisierung. Martin Behmann kann dem nur beipflichten: „Die Einführung und Umstellung verlief reibungslos. Fazit: eine gute Entscheidung.“

Fazit 

Das itsc in Hannover nutzt IXI-UMS bereits seit mehreren Jahren - seit 2007 über IP mit Cisco CallManager - und ist sehr zufrieden mit der serVonic Software und dem technischen Support. Die erfolgreiche Umstellung von ISDN auf IP verdeutlicht, wie flexibel und zukunftssicher die serVonic Lösung ist. Die Vorteile der Faxserver-Lösung liegen auf der Hand: Die mit IXI-UMS realisierte Eindämmung des Faxaufkommens und der Papierflut trägt zu einer Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen bei. Dank der Effizienz der eingesetzten Lösung werden zukünftige Erweiterungen in Angriff genommen: Der IT-Dienstleister für gesetzliche Krankenkassen plant die Anbindung zusätzlicher Standorte und weiterer Kunden. Mit dem Einsatz von IXI-UMS hat das itsc die Möglichkeit, sich erfolgreich im Wettbewerb zu behaupten. Die Prozesse des Informationsaustausches konnten beschleunigt, kostenoptimiert und deutlich professioneller gestaltet werden. Das Rechenzentrum verfügt über eine leistungsstarke Faxserver-Lösung, die sich nahtlos in die vorhandene IT-Struktur integriert. Ergänzend zum Microsoft Exchange 2003 Server können die Mitarbeiter die Fax-Funktion unter der gewohnten Oberfläche mit Microsoft Outlook am PC-Arbeitsplatz nutzen.


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Infos

Nähere Informationen zum Thema Integration von Unified Messaging in Microsoft Exchange Server finden Sie hier.

Fachartikel

Unseren aktuellen Fachartikel zum Thema "Unified Messaging und CTI im Unternehmen - Der Einfluss von Unified Communications auf den Auswahlprozess" finden Sie hier

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