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Unified Messaging in komplexen Unternehmensstrukturen (Teil 2)

ERP-System, DMS, Mailserver und verteilte Standorte


Exkurs: Unified Messaging und Dokumentenmanagement

Unabhängig davon, über welchen Standort die Nachrichten wie versendet werden, alle Nachrichten – E-Mails, Faxe, Sprach- und Kurznachrichten – werden mit einer Add-On Unified Messaging Lösung in dem bereits vorhandenen Messaging System gespeichert. Als Benutzeroberfläche dient der vorhandene E-Mail Client. Das spart nicht nur Hardware-Ressourcen und verhindert Inkonsistenzen, sondern ermöglicht auch die An- oder Einbindung der UM-Nachrichten in das gegebenenfalls  genutzte Dokumentenmanagementsystem. UM-Nachrichten sind genauso anzusehen wie E-Mails, sie können also ebenso wie E-Mails im DMS abgelegt werden. Faxe beispielsweise müssen nicht erst ausgedruckt und eingescannt werden. Eingehende Faxe kommen im E-Mail  Posteingang als E-Mail mit Dateianhang – pdf – an. Mittels OCR – Optical Character Recognition – wird der Dateianhang in Text im E-Mail Body umgewandelt. So kann das Fax verschlagwortet und entsprechend archiviert werden.

Das Installationsbeispiel zeigt eine mögliche Variante, Unified Messaging in einem Unternehmen mit weltweit verteilten Standorten kostengünstig und flexibel zu verwirklichen. Skizze: serVonic GmbH

Installationsszenario

Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht die Möglichkeiten und Vorteile für Konzerne mit verteilten Standorten: Ein Unternehmen mit einer Zentrale in Deutschland und Standorten in USA,  Irland und Japan möchte Unified Messaging nutzen. In der Zentrale ist ein SAP System sowie Microsoft Exchange installiert. Zusätzlich ist dort zentral die Unified Messaging Lösung mit Kernel, Diensten, MDS und den entsprechenden Connectoren  für Exchange und R/3 installiert. Im Standort Japan wird ebenfalls ein Microsoft Exchange betrieben, dort ist der Kernel, der Dienst Fax sowie der Exchange Connector im Einsatz. Im Standort Irland ist kein eigenes Messaging System vorhanden, lediglich der Kernel des UM-Systems mit dem Dienst Fax ist installiert. Sie nutzen das Messaging System der Zentrale in Deutschland. Im Standort USA ist ein IBM Lotus Domino als Messaging Plattform im Einsatz, der UM-Kernel mit Dienst Fax und Connector für Domino sind installiert. In allen Standorten werden unterschiedliche TK-Anlagen genutzt. Die Standorte sind über TCP/IP verbunden.

Mit dieser Installationsvariante ist es zum einen für alle Mitarbeiter unabhängig vom Standort möglich, das zentrale SAP-System inklusive dem UMS-Dienst Fax zu nutzen. Ein Mitarbeiter in Japan kann so beispielsweise eine Auftragsbestätigung aus dem SAP System in Deutschland heraus kostengünstig nach USA faxen. Die Rückmeldung erhält er in seinem Messaging Client, hier z.B. Microsoft Outlook. Zum anderen können alle Mitarbeiter unabhängig vom Standort SMS-Nachrichten versenden, auch wenn der Dienst SMS im jeweiligen Standort nicht verfügbar ist. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter in den USA eine Kurznachricht via IXI-UMS und IXI-UMS MDS über die Zentrale in Deutschland nach Tokio senden. Ebenso können Mitarbeiter im Standort Irland trotz fehlender eigener Messaging Plattform vor Ort Faxe und Kurznachrichten über denjenigen Standort versenden, der zum einen den Dienst bietet und zum anderen am kostengünstigsten versenden kann. Denkbar ist also, dass ein irländischer Unternehmensangehöriger ein Fax über die Zentrale in Deutschland an einen deutschen Empfänger versendet. Auch können Mitarbeiter in der deutschen Zentrale Faxe nach Tokio kostengünstig über den  japanischen Standort versenden. Das Fax wird zunächst über die TCP/IP Verbindung zum japanischen Standort geroutet und von dort dann via TK-Anlage zum Empfänger gesendet. Die Rückmeldung geht an den ursprünglichen Absender, also den deutschen Mitarbeiter.

Fazit

Eine Add-On Unified Messaging Lösung mit flexibler und modularer Architektur und speziellen Routing-Möglichkeiten bietet Unternehmen mit verteilten Standorten und heterogener IT- und TK-Struktur eine Vielzahl an Installations- und Nutzungsmöglichkeiten. Damit das Unternehmen auch zukünftig die UM-Lösung der Wahl nutzen kann, sollte diese sich  jedoch nicht nur in die aktuelle Struktur einfügen, sondern auch zukünftige Veränderungen in der TK und IT des Unternehmens  unterstützen.

Copyright: serVonic GmbH
Stand: 18. Januar 2012


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