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Unified Messaging as a Service

E-Mail, Fax, Voice und SMS aus der Cloud

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Kaufen oder mieten – dies fragen sich zunehmend mehr Unternehmen, die neue Software im Unternehmen einführen möchten. On-Premises oder On-Demand – diese Überlegung stellt sich auch bei der Einführung einer Unified Messaging Lösung. Unified Messaging vereint alle Nachrichtenarten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – unter einer Oberfläche und macht den PC zum universellen Endgerät. Für den Benutzer spielt es keine Rolle, ob die Lösung im Haus installiert oder aus der Cloud genutzt wird, für das Unternehmen allerdings schon. Cloud Computing verspricht mehr Flexibilität und weniger Aufwand. Mit Unified Messaging in der Cloud sollen die Vorteile beider Lösungen vereint werden.


Mit der Add-On Unified Messaging Lösung IXI-UMS von serVonic erhält der Benutzer alle Nachrichten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – im gewohnten E-Mail Client, z.B. Microsoft Outlook. Screenshot: serVonic GmbH

Unified Messaging in der Cloud

Ob und wie Unified Messaging in der Cloud verwirklicht werden kann, hängt maßgeblich von der Art der UM-Lösung ab. Grundsätzlich gibt es zwei Wege, Unified Messaging zu verwirklichen: Als eigenständigen Kommunikationsserver oder als integrierte Add-On Software zu einem bestehenden Messaging Server. Einen eigenständigen Kommunikationsserver zu entwickeln, erscheint zunächst bestechend: Hier können alle Ideen für Unified Messaging relativ einfach umgesetzt werden. Doch viele Unternehmen setzen bereits einen Messaging Server, z.B. Microsoft Exchange Server oder IBM Lotus Domino, ein, der die grundsätzliche Struktur und Architektur für Messaging bereits zur Verfügung stellt. Hier eine Add-On UM-Lösung zu entwickeln, die die vorhandene Architektur nutzt, scheint daher sinnvoller: Die Add-On Lösung integriert sich in das vorhandene Messaging System und ergänzt lediglich die fehlenden Funktionen: E-Mail ist bereits vorhanden, Fax, Voice und SMS wird dem Benutzer im gewohnten E-Mail Client, z.B. Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes, zur Verfügung gestellt. Er kann die neuen Nachrichtenarten intuitiv nutzen und ebenso wie seine E-Mails verwalten, versenden, empfangen und bearbeiten.

Eine hochintegrierte Add-On Lösung nutzt auch die vorhandenen Datenbanken, das bedeutet, es werden keine Daten repliziert. Dadurch bleibt der Bedarf an Hardware geringer und es entstehen keine, auch keine temporären, Inkonsistenzen. Von Vorteil ist es darüber hinaus, wenn sich die Add-On UM-Lösung auf Basis gängiger Standards in den  jeweiligen Messaging Server integriert: Die führenden Hersteller von Messaging Systemen bieten ihre Software nicht mehr nur On-Premises, sondern ebenso On-Demand, an. Eine Add-On Unified Messaging Lösung, die die gängigen Standards bedient und sich in das Messaging System integriert, wird hier wenig Schwierigkeiten haben, auch mit dem jeweiligen Messaging Server in der Cloud zusammen zu arbeiten.

Standards: Das Zusammenspiel der Komponenten

Für die Nutzung von Unified Messaging spielt jedoch nicht nur der Messaging Server, sondern auch die TK-Anlage eine Rolle. Diese drei Komponenten müssen sich, unabhängig davon, ob sie On-Premises oder On-Demand genutzt werden, verstehen: Das Messaging System stellt die Kommunikationsstruktur und -architektur zur Verfügung, die TK-Anlage übernimmt die Verbindung in das öffentliche Telefon-Netzwerk. Der UM-Server vermittelt zwischen TK-Anlage und Messaging System und bereitet die UM-Nachrichtenarten Fax, Voice und SMS entsprechend auf, prüft die Berechtigungen und routet die Rückmeldungen über den Versand der Nachricht zum entsprechenden Postfach. Verständigen sich die drei Komponenten auf Basis gängiger Standards, gibt es für ein Unternehmen im Prinzip drei mögliche Varianten, Unified Messaging aus der Cloud zu nutzen.

Variante 1: Messaging Server und Unified Messaging Lösung in der Cloud, TK-Anlage On-Premises

Werden sowohl Unified Messaging Server und Messaging System aus der Cloud genutzt, integriert sich der UM-Server wie gehabt in das Messaging System, z.B. Microsoft Office 365, IBM LotusLive Notes oder Google Apps. Der Benutzer erstellt eine UM-Nachricht, z.B. ein Fax, wie gewohnt in seinem E-Mail Client und versendet diese entsprechend über das jeweilige gehostete Messaging System an den UM-Server in der Cloud. Dieser prüft die Berechtigungen und wandelt die Nachricht in faxfähiges Format um. Für die Verständigung mit der TK-Anlage ist jetzt lediglich eine sogenannte on-site Komponente vor Ort nötig: Von der Cloud wird die Faxnachricht via on-site Komponente über die TK-Anlage versendet. Der Empfang einer UM-Nachricht funktioniert in umgekehrter Richtung: Der an der TK-Anlage ankommende Ruf wird nach Berechtigungsprüfung von der on-site Komponente angenommen, die Übertragung wird gestartet, die Daten werden entsprechend aufbereitet und an das UM-System in der Cloud übergeben. Die Nachricht wird dann dem Benutzer in seinem E-Mail Postfach zugestellt. Die Verständigung zwischen UM-Server und Messaging System in der Cloud basiert auf dem Standard SMTP, on-site Komponente und UM-Server kommunizieren auf Basis von http oder https und WebDAV. Die on-site Komponente vor Ort und die TK-Anlage verstehen sich je nach TK-Anlage auf ISDN Basis oder auf SIP oder H323.

MessagingSystem in der Cloud und UM-Server verstehen sich auf Basis des Standardprotokolls SMTP, Faxserver und TK-Anlage On-Premises auf Basis von ISDN oder IP. Skizze: serVonic GmbH

Variante 2: Messaging Server in der Cloud, Faxserver und TK-Anlage On-Premises

Möchte das Unternehmen lediglich den Messaging Server aus der Cloud nutzen, aber sowohl UM-Lösung und TK-Anlage im Haus haben, ist das ebenso möglich: Für eine standard-basierte Add-On UM-Lösung ändert sich im Prinzip nichts: Die UM-Lösung integriert sich in das entsprechende gehostete System, die Verständigung funktioniert wie gehabt über SMTP. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der UM-Server jetzt direkt mit der TK-Anlage vor Ort zusammen arbeitet, die on-site Komponente ist nicht notwendig.

Variante 3: Messaging Server, UM-Server und TK-Anlage in der Cloud

Mit IP Centrex wird die Bereitstellung der Funktionen einer Telefonanlage durch einen Provider im öffentlichen Netz ermöglicht. Das bedeutet konkret, dass die TK-Anlage in der Cloud zur Verfügung gestellt werden kann. Eine Add-On UM-Lösung kann auch hier auf Basis gängiger Standards mit IP Centrex zusammen arbeiten. Die Verständigung zwischen UM-Server in der Cloud und TK-Anlage in der Cloud, IP Centrex, funktioniert über den im VoIP-Umfeld gängigen SIP-Standard.

Die MDS Medical EDV Services GmbH nutzt Unified Messaging aus der Cloud mit Microsoft Exchange Online und dem serVonic BPOS FaxConnect Service. Skizze: serVonic GmbH

Ein Beispiel aus der Praxis

Unified Messaging aus der Cloud ist nicht nur eine theoretische Angelegenheit, sondern wird bereits von Unternehmen im Arbeitsalltag eingesetzt. Ein Beispiel dafür ist die MDS Medical EDV Services GmbH. Der Full-Service-Anbieter mit Sitz im rheinland-pfälzischen Dierdorf betreut seit über 10 Jahren EDV-Anlagen in Arztpraxen und vertreibt das Arztinformationssystem Albis. „Früher regelten wir unseren gesamten Faxverkehr über eine vor Ort installierte Faxserver-Lösung,“ so Markus Wilde von MDS. „Gegen eine monatliche Nutzungspauschale können die Mitarbeiter mit dem serVonic Fax Connect Service für Microsoft Online Services wie Office 365 oder BPOS nun neben E-Mail auch ihre ein- und ausgehenden Faxnachrichten in Exchange Online von überall auf der Welt kontrollieren und bearbeiten.“ Als Dienstleistung integriert sich der auf der IXI-UMS Unified Messaging Server Lösung basierende Fax-Service des Olchinger Software-Spezialisten perfekt in die Cloud-Architektur bei der MDS Medical EDV Services GmbH: Vor Ort ist lediglich die IXI-UMS on-site Komponente installiert, die mit der dortigen TK-Anlage und dem von serVonic betriebenen Connect Service verbunden ist. Aufbereitung, IN/OUT Routing der Faxnachrichten in die Microsoft Exchange Online Postfächer, Rufnummernzuordnung sowie Berechtigungsprüfung und User-Abrechnung erfolgt durch serVonic.

Fazit

Kaufen oder mieten – schlussendlich muss jedes Unternehmen diese Entscheidung selbst treffen. Gut zu wissen ist es jedoch, dass Unified Messaging On-Demand, in der Cloud oder als Software as a Service bereits heute nicht nur möglich ist, sondern von Unternehmen aktiv genutzt wird. Ein Unternehmen bei der Wahl der richtigen Unified Messaging Lösung sollte jedoch darauf achten, dass die Lösung auf gängigen Standards basiert. So kann es beispielsweise heute die UM-Lösung mit dem Messaging Server im Haus installieren, dieselbe UM-Lösung aber auch morgen mit dem ausgelagerten Messaging Server in der Cloud nutzen. Entscheidet sich ein Unternehmen für eine standard-basierte Lösung, bleibt es unabhängig von einem Hersteller und  kann davon ausgehen, dass die Lösung nicht nur den jetzigen, sondern auch den zukünftigen technologischen Veränderungen gerecht wird.

 

Copyright: serVonic GmbH
Stand: 19. September 2012


Infos

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Fachartikel

Kontakt

Sibylle Klein
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Glossar

Centrex (von Central Office Exchange) stellt die Funktionen einer Telefonanlage für Privatpersonen oder Unternehmen mit Hilfe von Elementen eines öffentlichen Telekommunikationsnetzes (zum Beispiel ISDN) bereit.

H.323 ist ein ITU Standard zur Steuerung von Echtzeit-Sprachübertragung und Videokonferenzen über IP-basierte Netzwerke, z.B. LAN, WAN oder Internet.

http steht für Hypertext Transfer Protocol und ist ein Protokoll zur Übertragung von Daten über ein Netzwerk.

https steht für Hypertext Transfer Protocol Secure und ist ein Kommunikationsprotokoll, das im World Wide Web benutzt wird, um Daten abhörsicher zu übertragen.

IP Centrex bezeichnet die Übernahme des Prinzips von Centrex in Voice over IP.

ISDN steht für Integrated Services Digital Network, ist ein internationaler Standard für ein digitales Telekommunikationsnetz und lässt sich sinngemäß als dienste-integrierendes digitales Netz übersetzen.

SIP steht für Session Initiation Protocol und ist ein von der IETF - Internet Engineering Task Force - entwickelter Standard für ein Signalisierungsprotokoll, das Sitzungen mit zwei oder mehreren Teilnehmern aufbauen, modifizieren und beenden kann.

SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein Standardprotokoll zum Transport von Nachrichten.

WebDAV steht für Web-based Distributed Authoring and Versioning.

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