Heterogene IT - vereinheitlichte Kommunikation

Unified Messaging für SAP

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Unified Messaging ist ein Konzept zur Organisationsstruktur, das alle Nachrichten unter einer Oberfläche vereint. Der PC wird für den Benutzer zum universellen Endgerät, alle Nachrichten werden über eine einzige, integrierte, serverbasierte Plattform aufgesetzt und abgewickelt. Der Benutzer erhält, versendet und bearbeitet alle Nachrichtenarten – E-Mail, Fax, Sprach- und Kurznachrichten – mit einem Messaging Client. Darüber hinaus können Unified Messaging Lösungen in ERP-Systeme integriert und an DMS Systeme angebunden werden.


Die OCR – Optical Character Recogniton – Funktion der serVonic IXI-UMS Lösung erleichtert das Verschlagworten und Archivieren der im E-Mail Postfach eingegangenen Faxnachrichten. Screenshot: serVonic GmbH

Eigenständiger Kommunikationsserver versus Add-On Lösung

Es gibt grundsätzlich zwei Arten, wie Unified Messaging Lösungen konzipiert sind: Als eigenständiger Kommunikationsserver oder als Add-On Software. Entwickelt man einen eigenständigen Kommunikationsserver, kann man die Ideen zu Unified Messaging relativ einfach umsetzen und erweitern. Eine Add-On Lösung dagegen nutzt die vorhandenen Strukturen und ergänzt lediglich die fehlenden Funktionen. Viele Unternehmen setzen bereits ein Messaging System wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino zusammen mit einem ERP-System wie SAP ein. Hier noch zusätzlich einen eigenen UM-Kommunikationsserver zu betreiben, führt zu Redundanzen. Sinnvoller scheint es, eine Add-On Lösung zu wählen, die genau die fehlenden Funktionen liefert. E-Mail ist bereits vorhanden, die Möglichkeit, Faxe, Sprach- und Kurznachrichten zu versenden, zu empfangen und zu bearbeiten, wird von der Add-On Software ergänzt. Die vorhandene Struktur mit E-Mail Postfach, Datenbanken und Message Transfer Agent wird für die UM-Nachrichtenarten genutzt. Dadurch bleibt der Hardwarebedarf gering und es können keine Inkonsistenzen entstehen. Darüber hinaus bieten manche Add-On Lösungen zusätzlich die Möglichkeit, UM-Funktionen in das vorhandene SAP-System zu integrieren. So können beispielsweise Faxe direkt aus Anwendungen heraus versendet werden. Die Rückmeldungen über den erfolgreichen oder nicht-erfolgten Versand inklusive weiterer Informationen erhält der Benutzer wieder in seinem E-Mail Postfach. Da die neu hinzugekommenen Nachrichtenarten im Prinzip nichts anderes als E-Mails sind, können sie auch ebenso behandelt werden. Faxe beispielsweise kommen beim Benutzer im E-Mail Postfach als E-Mail mit pdf-Dateianhang an. Eine zusätzliche OCR – Optical Character Recognition – Funktion wandelt das Fax in Text im E-Mail Body um. So kann der Benutzer das Fax nicht nur in den E-Mail Ordnern speichern, sondern verschlagworten und z.B. in einem DMS-System archivieren.

Die Unified Messaging Lösung IXI-UMS von serVonic integriert sich in unterschiedliche Systemumgebungen, hier z.B. in Microsoft Exchange und SAP. Skizze: serVonic GmbH

Technische Funktionsweise

Eine Add-On UM-Lösung wie der IXI-UMS Unified Messaging Server von serVonic besteht im Wesentlichen aus dem Kernel mit den Diensten für Fax, Voice, SMS und TTS - Text to Speech - und den Connectoren. Der Kernel übernimmt alle systemunabhängigen Aufgaben wie Verbindungsaufbau, Empfang und Versand inklusive Rückmeldung der UM-Nachrichten und Kommunikation mit dem jeweiligen Connector. Zusätzlich stellt er wahlweise die Dienste Fax, Voice und SMS zur Verfügung. Die Connectoren ermöglichen die Integration in die jeweilige Systemumgebung, z.B. Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino oder SAP sowie Integration in mehrere Umgebungen gleichzeitig. Über diese Connector-Architektur ist es möglich, Unified Messaging in heterogenen IT-Strukturen einzusetzen. Beispielsweise kann das Messaging System als Plattform für den Nachrichtenaustausch – E-Mail, Fax, Voice, SMS – dienen, während das ERP-System für das Auftrags- uns Bestellwesen genutzt wird. Die Mitarbeiter können so nicht nur mit ihrem Messaging Client Nachrichten verschicken, sondern Aufträge und Bestellungen direkt aus dem ERP-System faxen.

Die Integration der UM-Lösung über die Connectoren in Systemumgebungen wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino funktioniert über gängige Standards: SMTP, IMAP und LDAP. SMTP - Simple Mail Transfer Protocol - ist ein Standardprotokoll zum Transport von Nachrichten. SMTP baut im Bedarfsfall, also wenn UM-Nachrichten versendet werden sollen, eine Verbindung zum Connector auf. IMAP - Internet Message Access Protocol - ist ein Standardprotokoll für den Zugriff auf Mailstores in Messaging Systemen, die Nachrichten können eingesehen und verwaltet werden. LDAP - Lightweight Directory Access Protocol - ist ein Standardprotokoll für Verzeichniszugriffe, z.B. auf die Benutzerverwaltung im Active Directory oder Domino. Anders als bei proprietären Lösungen können standard-basierte Lösungen so flexibel in technische Erweiterungen des Unternehmens eingebunden werden: Ein Releasewechsel des Messaging-Systems sowie die Integration in gemischte IT-Landschaften mit Messaging- und ERP-System können problemlos verwirklicht werden. [weiter]


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