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Faxserver im Wandel der IT- und TK-Strukturen

UM als Add-On, IVR als Zusatznutzen

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Die heutige IT- und TK-Welt ist ständig im Umbruch, der technische Fortschritt erweitert die Kommunikationsmöglichkeiten um Dienste wie Videokonferenz, Internet-Telefonie, Social Networks oder Chat. Fax-, Sprach- und Kurznachrichten wirken da fast schon veraltet. Für Unternehmen allerdings spielen diese „veralteten“ Kommunikationsmethoden nach wie vor eine entscheidende Rolle. So ist Fax nach E-Mail die am häufigsten genutzte zeitasynchrone Kommunikationsmethode. Dabei nutzen Unternehmen allerdings meist eine Faxlösung statt des herkömmlichen Faxgeräts: Der Benutzer kann Faxe mit dem Arbeitsplatz-PC versenden, empfangen und verwalten. Der Faxserver muss sich hier in die IT- und TK-Struktur des Unternehmens sinnvoll einfügen, damit die Anwender die Vorteile tatsächlich nutzen können. Doch der technische Fortschritt macht auch vor internen Strukturen der Unternehmen nicht halt: Sowohl die IT- als auch die TK-Strukturen verändern sich mit den jeweiligen technischen Weiterentwicklungen. Daher stellt sich die Frage, wie eine moderne Faxserverlösung beschaffen sein sollte, um sich problemlos den Veränderungen in der IT- und TK-Struktur anzupassen und genau das zu leisten, was ein Unternehmen benötigt.


Die IT- und TK-Welt im Wandel

Eine Faxserver-Lösung muss sowohl mit der IT- als auch mit der TK-Welt zusammenarbeiten. Innerhalb der IT-Welt spielten hier Messaging Systeme wie Microsoft Exchange und IBM Lotus Domino, in der TK-Welt die ISDN-basierten TK-Anlagen die Hauptrolle. Eine Faxserverlösung hat sich beispielsweise über Connectoren in das Messaging System integriert und mit der TK-Anlage mittels ISDN verständigt. Die Standards oder Schnittstellen, die der Faxserver bedienen musste, waren relativ überschaubar. Jetzt bieten sich einem Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Realisierung der grundlegenden IT- und TK-Struktur: Open Source Lösungen wie Scalix oder Open-Xchange und Cloud Konzepte ermöglichen eine völlig andere Messaging Struktur: IP-PBXs, hybride TK-Anlagen oder virtuelle Telefonanlagen – IP Centrex – eröffnen auch im TK-Bereich den Weg nicht nur Richtung IP, sondern auch Richtung Cloud Computing.

Dezentrale Konzepte

Doch nicht nur die IT- und TK-Welt wird vielfältiger, auch Unternehmensstrukturen sind oft komplexer als früher. Unternehmen haben weltweit verteilte Niederlassungen oder eigenständige Tochterunternehmen, die jeweils andere IT- und TK-Systeme nutzen als die Unternehmenszentrale. Beispielsweise wird in der Zentrale Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino mit SAP sowie ISDN-basierter TK-Anlage eingesetzt, während in der Niederlassung die Services aus der Cloud bezogen werden und die TK-Anlage auf IP basiert. Hier sind die unterschiedlichsten Varianten denkbar, homogene Strukturen sind aufgrund der Fülle an Möglichkeiten immer seltener anzutreffen.

Die Faxlösung

Ein Unternehmen, das nicht gerade neu gegründet wird, hat bereits eine funktionierende IT- und TK-Struktur im Einsatz. Gleiches gilt für mögliche weltweite Niederlassungen. Diese vorhandene Struktur wird üblicherweise nicht komplett durch eine neuere, moderne ersetzt, sondern die Umstellung erfolgt schrittweise. Auch ist nicht gesagt, dass in der Zentrale und den Niederlassungen die gleichen Modernisierungsmaßnahmen stattfinden. So wird beispielsweise in der Zentrale ein neues Messaging System in der Cloud eingeführt, während in der Niederlassung über eine neue TK-Struktur nachgedacht wird. Die Faxserverlösung sollte sich den unterschiedlichen Anforderungen anpassen, den Weg der schrittweisen Migration mitgehen und sich in all diesen Welten möglichst unauffällig verhalten. Egal, ob das Unternehmen herkömmliche Lösungen oder die allerneuesten Technologien einsetzt, egal, ob es On-Premises oder On-Demand bevorzugt, egal, ob es schrittweise migriert oder zusätzliche Lösungen einführt oder ob es komplett umstellt: die Faxserverlösung soll einfach funktionieren.

Eine Unified Messaging Lösung wie serVonic IXI-UMS bietet die Dienste Fax, SMS und Voice und arbeitet standard-basiert sowohl mit dem Messaging System als auch mit der TK-Anlage zusammen. Skizze: serVonic GmbH

Standards

Diese hohen Anforderungen an die Flexibilität einer Faxserverlösung können nur dann realisiert und gewährleistet werden, wenn die Faxserverlösung auf Standards basiert. Dann kann sie in den unterschiedlichsten Umgebungen und Strukturen - über die jeweiligen Standards - mit den anderen Komponenten - Messaging System und TK-Anlage - zusammen arbeiten. Je nach Konstellation spielen unterschiedliche Standards eine Rolle. Die Integration einer Add-On Faxserverlösung in das Messaging System erfolgt über einen Connector, unabhängig davon, ob das Messaging System On-Premises oder aus der Cloud genutzt wird. Ist das Messaging System im Haus, nutzt eine integrierte Faxserverlösung die vorhandene Architektur mit Datenbanken, Message Transfer Agent und Benutzer-Postfach. Standards für die Kommunikation zwischen Faxlösung und Messaging-System sind SMTP, IMAP und LDAP: SMTP ermöglicht das Senden und Empfangen der Faxnachrichten, über IMAP erfolgt der Zugriff auf die Postfächer, und LDAP  erlaubt den Zugriff auf Benutzerdaten inklusive Berechtigungen. Diese Standards werden von den etablierten Messaging Systemen wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Domino ebenso bedient wie von Open Source Lösungen wie Scalix oder Open-Xchange. Wird das Messaging System aus der Cloud genutzt, basiert die Kommunikation mit der Faxserverlösung auf dem SMTP-Standard, unabhängig davon, ob die Faxserverlösung On-Premises oder On-Demand genutzt wird. Der Zugriff auf Postfächer und die Berechtigungsprüfungen werden über die Faxserverlösung abgewickelt. Ist der Faxserver auch in der Cloud, übernimmt beispielsweise eine on-site Komponente vor Ort die systemunabhängigen Aufgaben. Auf welcher Basis sich Faxserver und TK-Anlage verständigen, hängt von der TK-Anlage ab. Wird eine herkömmliche TK-Anlage genutzt, verständigen sich die beiden Komponenten über ISDN, die Faxübertragung erfolgt über das Standardprotokoll T.30. Nutzt ein Unternehmen eine IP-basierte TK-Anlage On-Premises, verstehen sich die beiden Komponenten via SIP oder H.323, die Faxübertragung kann mittels T.38 Protokoll oder auf Basis von SoftFax und G.711 erfolgen. Wird die TK-Anlage aus der Cloud genutzt, verstehen sich Faxserver und IP Centrex via SIP. Die Faxübertragung erfolgt wie im Fall IP-PBX. Unterschiedliche Systeme und Strukturen in der Zentrale und in den Niederlassungen können dieselbe standardbasierte Faxserverlösung einsetzen. Diese passt sich den jeweiligen Gegebenheiten an. Darüber hinaus bietet beispielsweise die IXI-UMS Faxserverlösung von serVonic mit dem IXI-UMS MDS Message Distribution Server die Möglichkeit, Nachrichten so zu routen, dass sie kostengünstig versendet werden. So kann etwa ein Fax, das von einem Benutzer in Australien an einen Empfänger in Frankreich geschickt wird, über die Niederlassung in Frankreich versendet werden. Eine Zustellung der Faxnachricht kann also nicht nur an Standorte im LAN oder WAN erfolgen, sondern auch an solche, die über beliebige IP-Verbindungen angeschlossen sind. Auch der Verbindungsaufbau zwischen den Standorten und der Zentrale erfolgt standardbasiert via TCP/IP. [weiter]


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Infos

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Fachartikel

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Glossar

H.323 ist ein ITU Standard zur Steuerung von Echtzeit-Sprachübertragung und Videokonferenzen über IP-basierte Netzwerke, z.B. LAN, WAN oder Internet.

IMAP steht für Internet Message Access Protocol  und ist ein Standardprotokoll für den Zugriff auf Mailstores in Messaging Systemen, die Nachrichten können eingesehen und verwaltet werden.

ISDN steht für Integrated Services Digital Network, ist ein internationaler Standard für ein digitales Telekommunikationsnetz und lässt sich sinngemäß als diensteintegrierendes digitales Netz übersetzen.

LDAP steht für Lightweight Directory Access Protocol und ist ein Standardprotokoll für Verzeichniszugriffe.

SIP steht für Session Initiation Protocol und ist ein von der IETF – Internet Engineering Task Force – entwickelter Standard für ein Signalisierungsprotokoll, das Sitzungen mit zwei oder mehreren Teilnehmern aufbauen, modifizieren und beenden kann.

SMTP steht für  Simple Mail Transfer Protocol und ist ein Standardprotokoll zum Transport von Nachrichten.

SoftFax funktioniert über das G.711 Passthrough Verfahren. G.711 ist eine Richtlinie der ITU-T zur Digitalisierung analoger Audiosignale. Hier wird die Faxnachricht als Audiodatenstrom zwischen Faxserver und PBX übertragen.

T.30 bezeichnet ein von der ITU-T beschriebenes Protokoll zur Übertragung von Faxnachrichten.

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