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Das Zusammenspiel: IBM Notes und Real-time Collaboration

Funktionen, Umsetzung, Auswahlkriterien

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Real-time Collaboration Lösungen bieten Funktionen für Computer Telefonie, Instant Messaging, Desktop Sharing und Präsenzmanagement. Sie ermöglichen es, Funktionen an der TK-Anlage mit dem PC zu steuern und gleichzeitig die Möglichkeiten und Informationen aus der IT-Umgebung zu nutzen. Den Benutzern soll der Arbeitsalltag erleichtert und die Arbeitsabläufe sollen effizienter gestaltet werden. Real-time Collaboration ist keine losgelöste, für sich allein stehende Lösung, sondern arbeitet mit bereits in der ITK-Welt Vorhandenem wie Datenbanken, Mailsystemen und TK-Anlagen zusammen.


Die Lösungsarchitektur

Grundsätzlich sind Real-time Collaboration Lösungen Client/Server Lösungen: Der RTC-Server wird auf einem Rechner im Unternehmensnetzwerk installiert. Auf der einen Seite arbeitet er mit den bereits vorhandenen relevanten Komponenten wie Messaging System, Collaboration Lösung, ERP-System und TK-Anlage zusammen, auf der anderen Seite stellt er die RTC-Funktionen an den PC-Arbeitsplätzen zur Verfügung. Die Benutzer können die Funktionen über die am PC installierten RTC-Clients bedienen.

Mit der RTC-Lösung IXI-PCS von serVonic steht dem Benutzer eine Partnerleiste mit Gruppenfunktionen, Präsenzmanagement, Instant Messaging und Desktop Sharing zur Verfügung. Bild: serVonic GmbH

Die Funktionen im Einzelnen

Die Benutzer können zeitsynchrone Dienste wie Präsenzmanagement, Instant Messaging und Desktop Sharing am PC-Arbeitsplatz nutzen und mit Maus und Tastatur ihr Telefon steuern. Die gängigsten Funktionen im Einzelnen sind: Anrufe starten, beenden, weiterleiten und makeln, Hotkey-Wahl, Rufumleitung und Konferenzen, Anruferidentifikation, Suche, E-Mails bei Anrufen in Abwesenheit sowie Gruppenfunktionen, Präsenz, Instant Messaging und Desktop Sharing. Bietet eine RTC-Lösung darüber hinaus die Möglichkeit, Präsenz und IM auch mit Smartphones oder Tablet PCs zu nutzen, ist auch der Mitarbeiter unterwegs aktuell informiert: Er sieht, wer anwesend ist und kann kurze Nachrichten mit seinen Kolleginnen oder Kollegen austauschen. Für Funktionen wie „Anruferidentifikation“, „Suche“ und „E-Mail Benachrichtigung bei entgangenem Anruf“ ist das Zusammenspiel mit vorhandenen Datenbanken wie IBM Domino oder Notes Datenbanken und E-Mail Clients wie IBM Notes sinnvoll.

serVonic IXI-PCS: Entgeht dem Benutzer ein Anruf, erhält er eine E-Mail in seinem IBM Notes Posteingang mit Informationen über den Zeitpunkt des Anrufs sowie den Namen und die Firmenzugehörigkeit des Anrufers. Bild: serVonic GmbH

Das Zusammenspiel mit IBM Notes

Anruferidentifikation bedeutet, dass der Angerufene, bevor er den Anruf annimmt, an seinem PC-Bildschirm in einem Anruffenster Informationen über den Anrufer, z.B. Telefonnummer, Name und Firmenzugehörigkeit, erhält. Die Funktion „Suche“ ermöglicht es dem Benutzer, Telefonnummern über den RTC-Client zu suchen und dann anzuwählen. Beide Funktionen setzen voraus, dass die RTC-Software auf die entsprechenden Daten im System zugreifen kann. Die Daten liegen beispielsweise in IBM Domino oder Notes Datenbanken, in den Notes Kontakten und Adressbüchern oder auch im Active Directory, in DATEV oder im SAP. Je mehr Datenquellen der RTC-Server durchsuchen muss, um die gewünschten Informationen zu finden, desto länger dauert die Suche. Daher fasst eine RTC-Lösung wie der IXI-PCS Professional Call Server von serVonic die global im Unternehmen gespeicherten Daten in einem Verzeichnis, dem sogenannten Meta Directory, zusammen. In regelmäßigen Abständen repliziert das Meta Directory die entsprechenden Datenbanken. IXI-PCS sucht dann lediglich im Meta Directory sowie in den lokalen Datenquellen am Benutzerrechner und der Benutzer erhält die gewünschten Informationen innerhalb kurzer Zeit im Anruffenster oder in seiner Suchmaske.

Erhält der Benutzer einen Anruf, nimmt diesen aber nicht entgegen, wird er über den entgangenen Anruf per E-Mail in seinem IBM Notes Posteingang informiert. Neben Uhrzeit und Datum werden Daten wie Telefonnummer, Name und Firmenzugehörigkeit des Anrufers übermittelt, sofern diese in den entsprechenden Datenquellen abrufbar sind. IXI-PCS nutzt hier die bereits im Meta Directory bei Anrufeingang ermittelten Daten, generiert eine E-Mail, ermittelt in der Benutzerverwaltung den Adressat des Anrufs und fügt die Informationen ein. Über den IBM Domino Server wird die E-Mail im IBM Notes E-Mail Posteingang des entsprechenden Benutzers zugestellt.

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Infos

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