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Faxen am PC-Arbeitsplatz

serVonic IXI-UMS bei der WEKA Service GmbH

von Giuseppe Palmieri | serVonic GmbH | Public Relations


Gerade im Dienstleistungsbereich ist die enge Bindung von Kunden an das Unternehmen ein wichtiger Faktor. Reibungslose Kommunikationsprozesse sind hier von entscheidender Bedeutung: Anfragen und Bestellungen müssen zuverlässig, schnell und kompetent bearbeitet werden. Genau das ermöglicht die Unified Messaging-Lösung IXI-UMS von serVonic. Aufgrund einer veralteten Fax-Lösung und der angestrebten Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen, hat sich die WEKA Service GmbH, IT-Dienstleister der internationalen Fachverlagsgruppe WEKA Business Information, für den Einsatz der Faxserver-Lösung des Olchinger Softwarehauses entschieden. Mit IXI-UMS können in der Kissinger Zentrale und am Standort Wien neben E-Mail auch Faxe direkt am PC-Arbeitsplatz aus Outlook versendet und empfangen werden.


Die WEKA Service GmbH in Kissing. Quelle: WEKA Service GmbH

WEKA Service GmbH/WEKA Business Information

Die WEKA Service GmbH unterstützt als Shared Service Center die Gesellschaften der WEKA Business Information in den Bereichen Auftrags- und Kundenmanagement, Personalabrechnung, Rechnungswesen und Technologie. WEKA Business Information ist die Fachinformationssparte der WEKA Firmengruppe, die 1973 in Kissing bei Augsburg als klassischer Verlag gegründet wurde. 13 Unternehmen und Verlagsmarken in Deutschland, Österreich, Schweiz, Niederlande und Frankreich bieten ihren Zielgruppen aus den Bereichen Technik, Management, Bau, Verwaltung, Zahnmedizin, Recht und Steuern unter dem Dach der WEKA Business Information heute multimediale Fachinformations-Lösungen an. Die in der Fachinformationssparte zusammengeschlossenen Verlage beschäftigen über 900 Mitarbeiter und haben 2008 einen Umsatz von 136 Millionen Euro erwirtschaftet. Die WEKA Firmengruppe, mit einem Gesamtumsatz von 222 Millionen Euro (1219 Mitarbeiter), befindet sich im Besitz der Familie Mützel.

Ralf Burkelz, IT-Security Manager bei der WEKA Service GmbH. Quelle: WEKA Service GmbH

Die Anforderungen

Die Entscheidung für eine zeitgemäße Faxserver-Lösung fiel aus mehreren Gründen: In erster Linie ging es darum, eine Lösung zu finden, mit der der Auftragseingang schnell und effizient abgewickelt werden kann. Das heißt, die Mitarbeiter sollten Faxe direkt an ihrem Arbeitsplatz über Outlook versenden und empfangen können. IXI-UMS von serVonic erfüllt diese Anforderungen.
Die serVonic-Lösung ist bereits seit einigen Jahren bei den WEKA-Unternehmen am Standort Kissing erfolgreich im Einsatz. Bei WEKA weiß man über die Faxserver-Lösung nur Gutes zu berichten: “Mit IXI-UMS sind wir vollauf zufrieden. Der Faxversand und –empfang direkt aus Outlook hat uns überzeugt. Das wollten wir unseren Kollegen in Wien nicht vorenthalten“, so Ralf Burkelz, IT Security Manager bei der WEKA Service GmbH. Das österreichische Tochterunternehmen  WEKA-Verlag GmbH verfügte über eine veraltete und nicht updatebare Fax-Lösung. Das alte System hätte mit der IP-basierten TK-Anlage nicht zusammenarbeiten können. Daher wurde 2008 der Beschluss gefasst, IXI-UMS auch in Wien zu installieren. Ralf Burkelz bringt es auf den Punkt: „IXI-UMS ermöglicht effizienteres Arbeiten. Zudem ist es uns gelungen, die Papierflut einzudämmen. So spart man Zeit und Geld gleichermaßen“.

Die Lösung

serVonic IXI-UMS ist eine Add-On Software, die bestehende Systeme um die Funktionen Fax, SMS, Voice Box und mobilen Zugriff erweitert. Die flexible Lösung integriert sich problemlos in die vorhandene IT- und TK-Struktur. Unterschiedliche Dritt-Systeme können mittels IXI-UMS Connector-Architektur parallel mit einem IXI-UMS System verbunden werden. Das System führt alle systemneutralen Funktionen aus: Aufbau und Annahme von Rufverbindungen, Steuerung der Fax- bzw. Kommunikationshardware und der Leitungen, Übernahme der Dokumente von den Connectoren, Rendering der Dokumente, Headlinegenerierung, Queueverwaltung, Prioritätenverwaltung sowie Logbuch- und Einzelreporterstellung. Die gesamte Kommunikation zwischen Messaging-System und IXI-UMS-System basiert auf Standards: Für das Senden und Empfangen von E-Mails und damit auch von UMS-Nachrichten verständigt sich die serVonic Unified Messaging-Lösung über System-Connectoren via SMTP – Simple Mail Transfer Protocol – mit dem Messaging-System. Die Überprüfung der Benutzer-Adressen und Berechtigungen erfolgt über LDAP-Abfragen in den entsprechenden Verzeichnissen. Die Benutzerdaten können im Active Directory oder einem beliebigen LDAP-Verzeichnis abgelegt sein. Für die Kommunikation nach außen kann IXI-UMS sowohl mit herkömmlichen ISDN TK-Anlagen als auch VoIP-basierten TK-Anlagen zusammenarbeiten. Der modulare Aufbau der Unified Messaging-Lösung ermöglicht es, die bereitgestellten Dienste - Fax, Voice, SMS und mobiler Zugriff - einzeln oder zusammen einzusetzen. Die Dienste stehen dem Benutzer unter seiner gewohnten Oberfläche am PC-Arbeitsplatz zur Verfügung. Das Erlernen eines neuen Programms ist nicht notwendig, die hinzugekommenen Funktionen können intuitiv genutzt werden.
Die IXI-UMS Funktionalität folgt einem festen Schema: die Verwaltung aller ein- und ausgehender Faxnachrichten läuft über den jeweils genutzten Mail-Client, an den beiden WEKA-Standorten über Microsoft Outlook. Die Erstellung aller ausgehenden Faxnachrichten erfolgt analog zum E-Mail Versand. Die entsprechende Nachricht kann direkt als Text im Body eingegeben oder etwa als Word-Dokument angehängt werden. Die Adressierung wird über das Empfängerfeld gesteuert: Es bedarf lediglich der Eingabe der Empfänger-Faxnummer samt entsprechender Endung (z.B. „@fax.weka.de“). Die IXI-UMS Software sorgt für die Verarbeitung der entsprechenden Datei. Die Abrechnung der Faxversand-Kosten erfolgt - analog zu den Telefonkosten - über die jeweilige Kostenstelle des Absenders. Alle eingehenden Faxe werden von der serVonic-Lösung entsprechend aufbereitet und stehen den Mitarbeitern als E-Mail mit Anhang über den gewohnten Mail-Client zur Verfügung. [weiter]


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Kurz notiert

Hardware
HP DC7800, Toshiba
Dialogic Diva Server 4 BRI

TK-Anlagen
Avaya
Cisco CallManager

Mailsysteme
MS Exchange 2003 Server

Software
MS Windows XP
IXI-UMS Version 5.7 / 5.75
IXI-UMS Fax 
IXI-UMS VoIPconnect
IXI-UMS MDS
IXI-UMS Ex 2003 Connector
IXI-Inspector

Kontakt

Sibylle Klein
+49 8142 4799-27

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