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Stadt Kaufbeuren setzt auf Unified Communication

Fax, Voice und CTI von serVonic im "Unternehmen" Stadtverwaltung (Teil 2)


Dank IXI-Call lassen sich Rückrufe, ein erneuter Gesprächsaufbau sowie Notizen zu Anrufen komfortabel und mit minimalem Zeitaufwand barbeiten. Quelle: serVonic GmbH

Die Nutzung

IXI-UMS und IXI-Call werden in Kaufbeuren in der Stadtverwaltung eingesetzt. Von der Unified Messaging-Lösung IXI-UMS nutzen rund 200 Mitarbeiter die Fax- und Voice-Box Funktionalitäten. IXI-Call unterstützt rund 85 Mitarbeiter bei der Telefonie.
„Die Faxfunktionalität der serVonic-Lösung wird hauptsächlich im Bestellwesen sowie für das Versenden von Informationen an Firmen und für Serienfax-Aktionen genutzt,“ berichtet Mario Künne. Die Mitarbeiter verschicken täglich rund 180 Faxe, 80 Nachrichten kommen in den einzelnen Referaten der Stadt an. Dank der Integration in IBM Lotus Domino können die Mitarbeiter ihre Faxnachrichten direkt über ihren IBM Lotus Notes Client versenden und empfangen. Zusätzlichen Faxkomfort bieten die IXI-UMS Client Tools: Mittels des Faxdruckertreibers können Faxe aus jeder der ca. 180 Fachanwendungen der Kommune, beispielsweise Microsoft Navision, BGV, ProSoz, LOGA oder Microsoft Office-Anwendungen, versendet werden. Word Makros ermöglichen darüber hinaus  bequemes Versenden von Faxnachrichten direkt aus Microsoft Word. Die Sammelfaxfunktion erlaubt es, mehrere Dateien gesammelt als eine Faxnachricht zu versenden.
Mit IXI-UMS Voice steht den Mitarbeitern ein software-basierter Anrufbeantworter an ihrem PC-Arbeitsplatz zur Verfügung, der von jedem Benutzer individuell besprochen werden kann. Eingehende Anrufbeantworternachrichten erhält er ebenfalls in seiner IBM Notes Inbox als E-Mail mit WAV-Datei Anhang. Die Nachricht kann er entweder per Soundkarte, PC-Lautsprecher oder am Arbeitsplatz Telefon anhören. Ebenso kann der Benutzer unterwegs seine Nachrichten per Handy oder Telefon abhören.
Mit der serVonic Software IXI-Call stehen  den  Mitarbeitern der Stadtverwaltung Kaufbeuren Telefoniefunktionen wie Weiterleiten, Rückfrage, Verbinden, Wählhilfe, Hotkey, Telefon-Journal am ihrem PC-Arbeitsplatz zur Verfügung. Weitere Funktionen wie Präsenz-Management und eine Partnerleiste mit Instant-Messaging und Abwesenheitsnotiz tragen zu einer verbesserten Inhouse-Kommunikation bei. „Mit IXI-Call konnten wir den Mitarbeitern ein effektives Instrument zur Planung und Nachverfolgung von Anrufen bieten,“ beschreibt der Allgäuer IT-Fachmann die Highlights der Telefonie-Lösung. „Zudem ermöglicht das enthaltene MetaDirectory unseren Mitarbeitern eine einheitliche Übersicht unterschiedlicher Datenquellen.“

Jochen Klein, Geschäftsführer und Technical Consultant, serVonic GmbH. Quelle: serVonic GmbH

Die technische Realisierung

Bei der Stadtverwaltung Kaufbeuren ist IXI-UMS in Version 5.82 und IXI-Call in Version 3.0 installiert. Um die Vorgabe der Virtualisierung zu erfüllen, ist IXI-UMS unter VMWare implementiert. „Da die genutzte ISDN-Karte allerdings keinen virtuellen Treiber zur Verfügung stellt, konnte nicht die gesamte Installation unter VMWare umgesetzt werden,“ erklärt Jochen Klein, Geschäftsführer und Technical Consultant der serVonic GmbH. So ist der IXI-UMS Kernel zur Verbindung mit der TK-Anlage via ISDN-Karte auf einem PC mit Microsoft WINXP SP3, Dienste und Connectoren in einer VMWare-Umgebung mit Microsoft Windows 2003 SP2 installiert. Die Verständigung der einzelnen IXI-UMS Komponenten erfolgt über den IXI-UMS MDS Message Distribution Server.

Dank der flexiblen Architektur der serVonic Lösungen konnte bei der Stadt Kaufbeuren eine in die IT- und TK Struktur hochintegrierte Fax-, UM- und CTI-Lösung implementiert werden. Quelle: serVonic GmbH

„Dank der flexiblen Architektur der Software konnten wir in Zusammenarbeit mit serVonic eine weitere Anpassung an unsere IT-Landschaft vornehmen,“ so Mario Künne. „Da wir unsere Benutzer nicht im NamesandAdressBook, sondern im Active Directory pflegen, erfolgt die Verbindung zwischen Mailsystem und Fax- und Unified Messaging-Lösung über den IXI-UMS SMTP Connector.“ Versand und Empfang der Nachrichten erfolgt wie gewohnt über den IBM Lotus Domino Server.  Dank der erfolgten Anpassungen, läuft IXI-UMS seitdem stabil in der Stadtverwaltung. Zusätzlich konnte mit der Installation des Monitoring-Tools IXI-Inspector die Verfügbarkeit  des Fax- und UM-Systems nochmals erhöht werden. Das Monitoring-Tool sorgt für die Überwachung der relevanten Dienste und Prozesse im Verzeichnis und in den Dateien, kann Dienste neu starten, Prozesse beenden oder eine Benachrichtigung des Administrators per E-Mail auslösen.
IXI-Call ist ebenfalls unter VMWare mit Microsoft Windows 2003 SP2 virtualisiert. Je nach Arbeitsplatzausstattung stehen IXI-UMS und IXI-Call den Mitarbeitern an den Arbeitsplätzen an PCs oder an Thin Clients zur Verfügung. Für die Kommunikation nach außen arbeiten die beiden Lösungen mit einer Siemens HiPath 4000 zusammen.

 

„In Zusammenarbeit mit zwei Technikern aus dem Hause serVonic konnte die Installation von IXI-UMS und IXI-Call innerhalb von 2 Tagen erfolgreich abgeschlossen werden,“ resümiert der IT-Spezialist . „Es konnten alle Anforderungen erfüllt werden.“ Seither laufen IXI-UMS und IXI-Call stabil.

Fazit

Die Software-Lösungen IXI-UMS und IXI-Call integrieren sich heute nahtlos in die Informations- und Kommunikationstechnologie der Stadtverwaltung Kaufbeuren. Den Mitarbeitern stehen an ihren PC-Arbeitsplätzen die Funktionen Fax, Voice und CTI integriert in IBM Lotus Domino/Notes zur Verfügung. „Insgesamt sind wir mit den serVonic-Lösungen sehr zufrieden,“ resümiert Mario Künne den zweiten Anlauf mit dem Olchinger Softwarehersteller. „Dank der hohen Flexibilität und dem hohen Engagement der serVonic Mitarbeiter konnten IXI-UMS und IXI-Call nach einigen Anpassungen vollständig in unsere IT-Landschaft integriert werden.“


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Infos

Nähere Informationen zum Thema Integration von Unified Messaging in IBM Lotus Domino finden Sie hier.

Fachartikel

Unseren aktuellen Fachartikel zum Thema "Unified Messaging und CTI im Unternehmen - Der Einfluss von Unified Communications auf den Auswahlprozess" finden Sie hier.

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