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Unified Messaging in komplexen Unternehmensstrukturen

ERP-System, DMS, Mailserver, verteilte Standorte

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Der serVonic IXI-UMS Unified Messaging Server vereint alle Nachrichtenarten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – im vorhandenen E-Mail Client. Screenshot: serVonic GmbH

Unified Messaging Lösungen versprechen Zeit- und Geldersparnis, mehr Effizienz und kundenorientierte Kommunikation. Der PC wird für den Benutzer zum universellen Endgerät, über den er alle Nachrichtenarten - E-Mail, Fax, Voice, SMS - unter einer Oberfläche versendet, empfängt und verwaltet. Die zunehmend komplexen Unternehmensstrukturen mit teilweise weltweit verteilten Standorten stellen neue Anforderungen an die Integration der UM-Lösung. Meist ist keine einheitliche IT- und TK-Infrastruktur vorhanden, oft sind unterschiedliche Messaging Systeme und TK-Anlagen dezentral installiert, während ein zentrales ERP-System wie SAP eingesetzt wird. Dieses ERP-System wird von den Niederlassungen ebenso genutzt wie von der Zentrale. Die Unified Messaging Lösung soll sich nicht nur in diese komplexe Struktur reibungslos einfügen, sondern möglichst standortübergreifend und flexibel sein und kostengünstig arbeiten.


Das Routing

Die Kernaufgabe der Unified Messaging Lösung ist es,  Nachrichten für den Transport zwischen Telefonnetz sowie Messaging-und ERP-System aufzubereiten. Regeln für das In- und Outbound-Routing legen dabei die Wege für den Nachrichtenstrom fest. Bei Unternehmen mit nur einem Standort und einheitlicher IT- und TK-Struktur gestaltet sich das Routing der Nachrichten meist einfach. Unternehmen mit verteilten Standorten und heterogenen Strukturen benötigen eine UM-Lösung mit speziellen und flexiblen Konzepten für das In- und Outbound-Routing von Nachrichten.

Grundsätzliche Funktionsweise

Eine Unified Messaging Lösung, die als Add-On konzipiert ist, integriert sich in den bereits genutzten Mailserver bzw. das Messaging- oder ERP-System und nutzt die vorhandene Architektur mit Datenbanken, Verzeichnissen, Message Transfer Agent, Messaging Client und Administrationswerkzeugen. Eine UM-Software besteht im Prinzip aus dem Kernel, den Diensten und den Connectoren. Der Kernel übernimmt die systemunabhängigen Aufgaben wie Verbindungsaufbau, Empfang und Versand inklusive Rückmeldung der UM-Nachrichten und Kommunikation mit dem jeweiligen Connector. Zusätzlich stellt er wahlweise die Dienste Fax, Voice und SMS zur Verfügung. Die Connectoren ermöglichen die Integration in die jeweilige Systemumgebung, z.B. Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino oder SAP sowie Integration in mehrere Umgebungen gleichzeitig. Beispielsweise kann das Messaging System als Plattform für den Nachrichtenaustausch – E-Mail, Fax, Voice, SMS – dienen, während das ERP-System für Auftrags- und Bestellwesen genutzt wird. Die Mitarbeiter können so nicht nur mit ihrem Messaging Client Nachrichten versenden, sondern Aufträge oder Bestellungen direkt aus dem ERP-System faxen. Die Rückmeldungen über den Faxversand erhalten sie in ihrem Mail Client, z.B. Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes. Sie können alle Nachrichten sowie Rückmeldungen unter einer Oberfläche verwalten.

Um diese vielfältigen Möglichkeiten sinnvoll auch für Unternehmen mit verteilten Standorten und heterogener IT- und TK-Struktur umzusetzen, bieten Hersteller wie serVonic einen speziellen Dienst:  Der IXI-UMS Message Distribution Server bietet flexible und effektive Möglichkeiten des Routings.  In den Niederlassungen oder Standorten wird der Kernel installiert, der die systemunabhängigen Aufgaben übernimmt. IXI-UMS MDS wird zentral installiert und sorgt für die richtige Verteilung der Nachrichten. Über die Connectoren erfolgt die Integration in die Systemumgebungen wie SAP und IBM Lotus Domino oder Microsoft Exchange.  Der Transport der Daten zwischen den Standorten und der Zentrale erfolgt über gängige Transportprotokolle. Zustellung und Abholung der Unified Messaging Nachrichten kann so nicht nur an Standorten im LAN oder WAN erfolgen, sondern mittels http oder https auch an solche, die über beliebige IP-Verbindungen angeschlossen sind. Neu hinzugekommene Standorte lassen sich so ebenfalls mit den benötigten Unified Messaging-Funktionen ausstatten. Sind an den einzelnen Standorten unterschiedliche Messaging-Systeme implementiert, können diese dank der flexiblen Connector-Architektur problemlos in die jeweilige Messaging-Architektur integriert werden.

Eine Faxnachricht wird über den Standort versendet, über den es am kostengünstigsten ist, hier z.B. ein Fax von Irland nach Deutschland. Die Rückmeldung erhält der ursprüngliche Absender. Skizze: serVonic GmbH

Vorteile

Der MDS-Dienst bietet Unternehmen mit verteilten Standorten und heterogener IT- und TK-Struktur absenderorientiertes Routing sowie übergreifende Dienste-Nutzung und zielorientiertes Outbound-Routing.

Das absenderorientierte Routing ermöglicht es den Mitarbeitern an den Standorten ohne SAP oder Messaging System, trotzdem im Unternehmen vorhandene UM-Funktionen zu nutzen. An den Standorten wird der Kernel installiert, für die richtige Verteilung sorgt der zentral installierte Message Distribution Server. Der Übergang in das öffentliche Telefonnetz kann MDS-gesteuert an den jeweiligen Standorten erfolgen. Die übergreifende Dienste-Nutzung ermöglicht es Unternehmen, UM-Dienste zu nutzen, auch wenn diese nicht am jeweiligen Standort installiert sind. Sendet ein Mitarbeiter beispielsweise eine Kurznachricht über die Zentrale, routet der MDS diese an den Standort, an dem der Dienst SMS aktiv ist. Das zielorientierte Outbound-Routing ermöglicht es, ausgehende Nachrichten über den Standort zu versenden, über den es am kostengünstigsten ist.

Gerade international aufgestellte Unternehmen profitieren davon.  Es spielt hier keine Rolle, von welchem Standort die Nachricht kommt. IXI-UMS MDS wertet die Zielrufnummer aus und routet die Nachricht automatisch an den entsprechenden IXI-UMS Kernel. Die Rückmeldung über den Versand der jeweiligen Nachricht erhält der ursprüngliche Absender. So kann beispielsweise ein Fax, das ein Mitarbeiter aus Irland im zentralen Messaging System erstellt und an einen Teilnehmer in München adressiert hat, kostengünstig über den IXI-UMS Kernel in Deutschland versendet werden. [weiter]


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Infos

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